Blog

Apakah stokopname sampling mungkin dilakukan?

 

Satu hari saya masuk ke Perusahaan Manufaktur, katakan Perusahaan A. 

Di Departemen Logistik saya melihat Deskripsi kerja seorang stafnya.

Pada Deskripsi kerjanya saya lihat salah satu tugas rutinnya adalah Stokpname sampling 10 kode barang per hari di gudangnya.

Sekilas stokopname sampling 10 kode barang per hari tampak mudah. Bagaimana menurut Anda? 

Kemudian saya tanya ke Staf Logistik tersebut apakah stokopname sampling ini berjalan, sudah tidak jalan katanya. Mengapa?

Saya akan jelaskan jawabnya.

Penyimpanan satu kode barang di gudang Perusahaan A ternyata tersebar di beberapa lokasi dalam satu gudang.

Jadi misalnya 10 kode barang yang akan distokopname sampling adalah kode barang : A, B, C, D, E, F, G, H, I, J.

Saat Staf Logistik masuk ke gudang untuk melakukan stokopname sampling kode barang pertama yang akan distokopname adalah kode barang A, Staf Logistik akan pergi ke lokasi kode barang A biasa disimpan, katakan stoknya ada 10 pcs, maka akan dicatat di kertas stok barang A adalah 10. 

Apakah stok barang A total = 10 ? Tidak, karena seperti sudah dikatakan barang di gudang tersebut tersebar, maka Staf Logistik akan melanjutkan mencari kode barang A di lokasi lainnya. Karena memorinya terbatas maka ia akan mencari di seluruh gudang, tempat lain penyimpanan barang A tersebut.

Jadi jika Staf Logistik diminta stokopname sampling 10 kode barang per hari, ini artinya "menyisir" gudang 10 kali tiap hari, sulit dan memakan waktu bukan?

Oleh karena hal ini tugas rutin stokopname sampling tidak dikerjakan lagi oleh Staf Logistik tersebut.

Penyebab stokopname sampling tidak mudah adalah tersebarnya satu kode barang ke beberapa lokasi.

Apakah Anda punya ide agar stokopname sampling ini dapat dilakukan?

Ide yang paling mudah adalah melakukan penyatuan kembali barang yang tersebar tersebut.

Apakah ide penyatuan kembali ini mudah? Sangat sulit dan memakan waktu dan personil, menyatukan kembali barang yang tersebar jauh lebih sulit dan memakan resource dibanding stokopname penuh.

Hal yang membuat ini tidak logis adalah saat pekerjaan menyatukan belum selesai, kode barang yang sudah disatukan mulai tersebar kembali.

Apakah ada ide yang lebih baik dari Anda?

Data stok di komputer itu data per kapan?

 

Satu hari Staf PPIC melihat stok bahan baku di komputernya, stok cukup, kemudian dibuatlah SPK Produksi. Setelah SPK Produksi diberikan ke Departemen Produksi, maka SPK tersebut dipakai sebagai dasar untuk meminta bahan baku ke gudang. Ternyata stok bahan baku di gudang untuk SPK tersebut kosong. Mengapa demikian?

Satu hari Staf Pembelian melihat Laporan stok di bawah minimum di komputernya, ada beberapa SKU yang di bawah stok minimum dan harus segera diorder ke Supplier. Maka dibuatlah PO untuk Supplier. Setelah barang dari Supplier datang ternyata sebenarnya stok yang di gudang masih banyak, masih jauh di atas stok minimum. Mengapa demikian?

Ada beberapa penyebab data stok selisih, di artikel ini saya akan membahas salah satunya.

Satu hal yang sering terlewatkan oleh Perusahaan adalah data stok sebenarnya tidak uptodate, jadi saat Staff PPIC maupun Staf Pembelian melihat data stok di komputernya, data yang tampil itu bukanlah data yang uptodate, mungkin data kemarin, mungkin juga data minggu kemarin. Mengapa hal ini bisa terjadi?

Coba Anda tanyakan ke Manager/Kepala Gudang pertanyaan ini : "Mana yang lebih dulu dilakukan : input data penerimaan ke software atau memasukkan dan menempatkan barang ke rak?" 

Pengalaman saya di banyak Perusahaan, sebagian (kalau tidak ingin dikatakan sebagian besar) Manager Gudang kurang tahu masalah administrasi di lapangan. CMIIW.

Jadi Administrasi di lapangan Gudang kurang menyadari bahwa keterlambatan input data penerimaan atau pengeluaran atau retur akan berdampak pada tidak updatenya stok yang akibatnya akan langsung dirasakan oleh Departemen terkait : Purchasing (bahan baku, spare parts, dll), PPIC (bahan baku, barang jadi), Marketing (barang jadi), Accounting (semua gudang).

Saya akan coba bahas satu per satu.

Purchasing (bahan baku, spare parts, dll) : Purchasing akan membeli bahan baku, spare parts yang tidak seharusnya dibeli, ini berarti pemborosan uang, menghabiskan space gudang, rusaknya bahan baku akibat stok berlebih.

PPIC (bahan baku dan barang jadi) :  perencanaan produksi terganggu, produksi terganggu, pengiriman ke customer terganggu.

Marketing (barang jadi) : penjualan terganggu, pengiriman ke customer terganggu.

Accounting (semua gudang) :  Selisih stokopname terbesar bisa jadi karena adanya 'gantungan' input data yang bisa jadi berlembar-lembar. Ini seringkali tidak disadari oleh Accounting maupun Gudang. Ini akan dibahas di artikel berikutnya dengan topik stokopname.

Sudah jelas bukan dampaknya sangat besar, kerugian dari sisi Rp juga besar.

Pertanyaan berikutnya : Bagaimana mengatasi hal ini, bagaimana supaya Personil Gudang input data secara uptodate ?

Yang menambah runyamnya masalah ini, Admin Gudang biasa menggunakan ERP yang telah disediakan Perusahaan, namun juga memiliki aplikasi buatan sendiri, biasanya Excel yang biasanya didahulukan penginputan datanya.

Urutannya biasanya : Masuk barang ke gudang ke rak, input Excel, terakhir input ERP.

Barang yang diterima pagi, bisa jadi diinput di ERP siang hari setelah makan siang atau keesokan harinya.

Jadi cutoff data stok membingungkan : data penjualan uptodate, data terima barang terlambat setengah atau 1 hari, retur penjualan terlambat input 2-3 hari. 

Kita semua tahu bahwa mengumpulkan Personil Gudang di meeting mengingatkan hal ini (supaya input data uptodate) tidak sepenuhnya akan berhasil.

Apa jawaban Bapak/Ibu ?

PPIC seperti pemain sirkus

 

Dalam rangka membenahi gudang Perusahaan Manufaktur, sering kali kami berhubungan dengan Departemen PPIC.

Seperti yang kita ketahui, tanggung jawab utama PPIC adalah : Menurunkan Order Produksi di dalamnya tercakup : menentukan jadual produksi dan menghitung kebutuhan bahan baku.

Di ruangan PPIC sering saya temukan white board lebar, yang menulis rencana produksi, berapa outstanding, realisasi, dsb.


Pada saat PPIC mau turunkan Order Produksi/MO/SPK mereka periksa dulu stok bahan baku di komputer mereka, setelah OK, mereka print out Order produksi, berikan ke Departemen Produksi.


Kemudian Dept.Produksi meminta bahan baku ke gudang, begitu sampai gudang ternyata stok bahan baku tidak ada/kurang !


PPIC segera mendapat informasi, dan harus mengubah Rencana Produksi, pending Order Produksi tsb, cari prioritas berikutnya, cek stok bhn baku, print out Order produksi.


Tapi hal penyimpangan stok di gudang bahan baku bisa terjadi lagi.


PPIC sering kaget dan mencoba menggunakan BOM pengganti, atau harus mengubah prioritas produksi dadakan, inilah yang saya maksud seperti pemain sirkus, mereka sering kali harus jungkir balik.


Pada banyak perusahaan Manufaktur, realisasi produksi sering kali didrive bukan oleh prioritas tapi oleh ketersediaan bahan baku di gudang.


Dari kalimat di atas, kita dapat menyimpulkan lebih jauh : pengiriman ke customer sangat tergantung  oleh  akurasi data stok gudang.


Di banyak Perusahaan Manufaktur, jika saya berkunjung ingin berbicara dengan Manager PPIC, seringkali sulit sekali, mungkin mereka sedang jungkir balik ?



Apakah stokopname atau stocktake ada gunanya ?

 

 


 

 

Saat memberi Workshop akurasi stok dan stokopname, saya sering menanyakan pertanyaan ini "Apakah stokopname yang selama ini mungkin rutin dilakukan ada gunanya untuk meningkatkan akurasi data stok gudang?" Biasanya hampir seluruh peserta Workshop tanpa berpikir panjang akan menjawab ada gunanya.

Bagaimana jika pertanyaan yang sama saya berikan ke Anda?

Sebenarnya jawaban pertanyaan ini akan sangat berhubungan dengan keadaan akurasi data stok gudang sebelum dan sesudah stokopname, jika akurasi data stok tahun ini lebih baik dari akurasi data stok tahun setahun yang lalu maka jawaban stokopname akan meningkatkan akurasi data stok cukup masuk akal, tapi jika akurasi data stok 'berjalan di tempat' dan dapat dikatakan tidak ada kemajuan dari tahun ke tahun, maka dapat dikatakan sebenarnya stokopname tidak ada gunanya untuk akurasi data stok gudang.

 

Jika stokopname sudah tidak ada gunanya untuk meningkatkan akurasi data stok gudang dan hingga saat ini masih rutin dilakukan mungkin stokopname masih ada gunanya untuk Departemen Akuntansi.

Jika Anda tanyakan kepada Departemen Akuntansi "Apakah stokopname ada gunanya?" pasti mereka akan menjawab ada gunanya karena mereka memerlukan data stok akhir bulan untuk dikalikan dengan harga pokok untuk mendapatkan angka nilai persediaan.

Stokopname biasanya memerlukan waktu dan resource yang cukup banyak, Anda bisa dengan mudah menghitung berapa cost yang dikeluarkan tiap kali stokopname.

Apakah layak cost yang dikeluarkan demi hanya untuk memberikan data stok akhir bulan ke Departemen Akuntansi ?

Pertanyaan saya berikutnya "jika hanya sekedar memerlukan data stok akhir bulan mengapa tidak mengambil data dari software komputer saja?"

Pertanyaan ini akan saya bahas di artikel berikutnya, kita balik dulu ke gunanya stokopname untuk Departemen Gudang.

 

Dari kacamata Departemen Gudang atau Logistik harus dipikirkan ulang pertanyaan saya tadi : "Apakah stokopname yang selama ini mungkin rutin dilakukan ada gunanya untuk meningkatkan akurasi data stok gudang?"

Departemen Gudang tidak bisa menjawab ada gunanya namun hasil berbicara lain.

Jika stokopname tidak ada gunanya untuk peningkatan akurasi stok gudang sudah semestinya stokopname tidak dilakukan lagi atau caranya diganti.

 

 

 

Stokopname sampling sulit dilakukan

 

Satu hari saya masuk ke Perusahaan Manufaktur, katakan Perusahaan A. 

Di Departemen Logistik saya melihat Deskripsi kerja seorang stafnya.

Pada Deskripsi kerjanya saya lihat salah satu tugas rutinnya adalah Stokpname sampling 10 kode barang per hari di gudangnya.

Sekilas stokopname sampling 10 kode barang per hari tampak mudah. Bagaimana menurut Anda? 

 

Kemudian saya tanya ke Staf Logistik tersebut apakah stokopname sampling ini berjalan, sudah tidak jalan katanya. Mengapa?

Saya akan jelaskan jawabnya.

 

Penyimpanan satu kode barang di gudang Perusahaan A ternyata tersebar di beberapa lokasi dalam satu gudang.

Jadi misalnya 10 kode barang yang akan distokopname sampling adalah kode barang : A, B, C, D, E, F, G, H, I, J.

Saat Staf Logistik masuk ke gudang untuk melakukan stokopname sampling kode barang pertama yang akan distokopname adalah kode barang A, Staf Logistik akan pergi ke lokasi kode barang A biasa disimpan, katakan stoknya ada 10 pcs, maka akan dicatat di kertas stok barang A adalah 10. 

 

Apakah stok barang A total = 10 ? Tidak, karena seperti sudah dikatakan barang di gudang tersebut tersebar, maka Staf Logistik akan melanjutkan mencari kode barang A di lokasi lainnya. Karena memorinya terbatas maka ia akan mencari di seluruh gudang, tempat lain penyimpanan barang A tersebut.

Jadi jika Staf Logistik diminta stokopname sampling 10 kode barang per hari, ini artinya "menyisir" gudang 10 kali tiap hari, sulit dan memakan waktu bukan?

 

Oleh karena hal ini tugas rutin stokopname sampling tidak dikerjakan lagi oleh Staf Logistik tersebut.

Penyebab stokopname sampling tidak mudah adalah tersebarnya satu kode barang ke beberapa lokasi.

Apakah Anda punya ide agar stokopname sampling ini dapat dilakukan?

 

Ide yang paling mudah adalah melakukan penyatuan kembali barang yang tersebar tersebut.

Beberapa tahun lalu saya pergi ke Perusahaan Manufaktur Spare parts, di gudang spare parts terjadi juga hal yang sama, barangnya tersebar. Saat saya datang ke Perusahaan tsb, Direksi baru saja merekrut Kepala Gudang spare parts baru yang sudah senior. Kepala Gudang spare parts baru melihat hal ini juga dan mulai membenahi gudangnya dengan cara menyatukan kembali barang-barang yang tersebar. Saat itu saya menyarankan ke Direksi untuk menghentikan langkah penyatuan ini, karena hanya menghabiskan waktu dan resources saja.

 

Apakah ide penyatuan kembali ini mudah? Sangat sulit dan memakan waktu dan personil, menyatukan kembali barang yang tersebar jauh lebih sulit dan memakan resource dibanding stokopname penuh.

Hal yang membuat ini tidak logis adalah saat pekerjaan menyatukan belum selesai, kode barang yang sudah disatukan mulai tersebar kembali.

Apakah ada ide yang lebih baik dari Anda?

Kasir yang salah ?

 

Kisah nyata, satu hari saya belanja bulanan ke Supermarket, saya beli odol merk P 10 buah, 3 yang besar 7 yang kecil.

Kasir ambil 1 odol yang besar, scan kemudian ketik angka 10.

Saya terima struk 10 odol besar, padahal barang yang saya terima 3 odol besar 7 odol kecil.

Karena hal ini stok supermarket menjadi tidak akurat.



Dalam hal ini apa yang salah? 

Kebanyakan dari kita berkata kasirnya yang salah, Software sebagus apapun jika manusianya tidak teliti tetap saja.

Apakah Bapak/Ibu setuju dengan hal ini ?

 

Kita lanjutkan kisah ini, seandainya Kasir yang salah tadi kita ganti dengan personil baru yang menurut kita lebih teliti, apakah kesalahan yang sama masih terjadi? 

Apa jawab Anda ?  Tidak terjadi atau masih terjadi atau pasti terjadi ?

Menurut saya siapapun orangnya yang menjadi kasir, kesalahan yang sama pasti terjadi.

 

Banyak Perusahaan menganggap yang salah adalah Personil gudang, dicari gantinya yang lebih teliti, tetapi hasilnya kurang lebih sama.

Menurut saya di kasus ini yang salah bukanlah kasirnya, kesalahan pengiriman di gudang Anda bukanlah salah checkernya tapi kesalahan sistem.

Berani tanda tangan ?

 

Satu hari, saya ikut meeting Manager dan Direksi di suatu Perusahaan besar.

Saat meeting, Manager GA HRD, berkata seperti ini :

"Tiap bulan, Tim Logistik dan Akuntansi melakukan stokopname. Beranikah menanda tangani Surat Pernyataan yang menyatakan bahwa data stokopname bulan ini itu akurat? "

Yang pertama ditanya adalah Manager Akuntansi, Beliau keberatan untuk tanda tangan, dan berkata "Tiap bulan stokopname Tim Saya hanya mendampingi Tim Gudang melakukan stokopname."

Kemudian Manager Logistik diberi pertanyaan yang sama, ternyata Beliau juga keberatan untuk tanda tangan, Beliau berkata "Tiap bulan stokopname itu kan atas permintaan Akuntansi, hajatnya Akuntansi"

2 Departemen melakukan kegiatan bersama, Stokopname, ke-2nya menanda tangani Laporan Hasil Stokopname, tapi tidak ada yang berani menanda tangani Surat Pernyataan,

Pertanyaan berikutnya : Sebenarnya siapa yang bertanggung jawab atas kebenaran data hasil stokopname ?

Jika kebenaran data hasil stokopname tidak ada yang mau bertanggung jawab, bagaimana kualitasnya?


Menurut saya hal seperti ini mesti diubah, setujukah Bapak/Ibu?

Apakah Kepala Gudang tahu jika barang di gudangnya hilang 10 dus kemarin?

 

Di hampir semua Perusahaan tiap bulan dilakukan stokopname.
Stokopname seperti ritual yang mesti dilakukan, supaya Accounting dan Gudang secara moral rasanya 'nyaman' dan bertanggung jawab.

Pertanyaannya : Apakah Kepala Gudang tahu jika barang di gudangnya hilang 1,2,3,.. dus?


Beberapa tahun lalu di Harian Pikiran Rakyat, di Bandung, muncul berita di halaman 1:
"Perusahaan X, manufaktur sepatu, kehilangan beberapa ribu pasang sepatu..."

Mungkinkah sepatu di Perusahaan X itu hilang, jika tidak terjadi perampokan besar?
Bisa saja terjadi.
Yang terjadi bukan perampokan besar, tapi 'perampokan kecil' yang terjadi setiap hari, sehingga akumulasinya menjadi ribuan pasang sepatu.

Hal serupa juga bisa terjadi di Perusahaan Bapak/Ibu.

Pertanyaan yang mesti ditanyakan ke Kepala Gudang adalah :

Apakah kamu tahu jika barang di gudang hilang 1,2,3,.. dus?
Dimulai dari angka 1, biasanya Kepala Gudang yang jujur akan menjawab tidak tahu, dilanjut ke angka 2,3, ... biasanya tetap jawabnya tidak tahu,

Mengerikan bukan, setiap bulan distokopname tapi hilang banyak dus tidak tahu.


Jika jawaban atas pertanyaan ini penting untuk Perusahaan Bapak/Ibu, silahkan hubungi kami untuk jalan keluarnya.