Blog

Data stok di komputer itu data per kapan?

 

Satu hari Staf PPIC melihat stok bahan baku di komputernya, stok cukup, kemudian dibuatlah SPK Produksi. Setelah SPK Produksi diberikan ke Departemen Produksi, maka SPK tersebut dipakai sebagai dasar untuk meminta bahan baku ke gudang. Ternyata stok bahan baku di gudang untuk SPK tersebut kosong. Mengapa demikian?

Satu hari Staf Pembelian melihat Laporan stok di bawah minimum di komputernya, ada beberapa SKU yang di bawah stok minimum dan harus segera diorder ke Supplier. Maka dibuatlah PO untuk Supplier. Setelah barang dari Supplier datang ternyata sebenarnya stok yang di gudang masih banyak, masih jauh di atas stok minimum. Mengapa demikian?

Ada beberapa penyebab data stok selisih, di artikel ini saya akan membahas salah satunya.

Satu hal yang sering terlewatkan oleh Perusahaan adalah data stok sebenarnya tidak uptodate, jadi saat Staff PPIC maupun Staf Pembelian melihat data stok di komputernya, data yang tampil itu bukanlah data yang uptodate, mungkin data kemarin, mungkin juga data minggu kemarin. Mengapa hal ini bisa terjadi?

Coba Anda tanyakan ke Manager/Kepala Gudang pertanyaan ini : "Mana yang lebih dulu dilakukan : input data penerimaan ke software atau memasukkan dan menempatkan barang ke rak?" 

Pengalaman saya di banyak Perusahaan, sebagian (kalau tidak ingin dikatakan sebagian besar) Manager Gudang kurang tahu masalah administrasi di lapangan. CMIIW.

Jadi Administrasi di lapangan Gudang kurang menyadari bahwa keterlambatan input data penerimaan atau pengeluaran atau retur akan berdampak pada tidak updatenya stok yang akibatnya akan langsung dirasakan oleh Departemen terkait : Purchasing (bahan baku, spare parts, dll), PPIC (bahan baku, barang jadi), Marketing (barang jadi), Accounting (semua gudang).

Saya akan coba bahas satu per satu.

Purchasing (bahan baku, spare parts, dll) : Purchasing akan membeli bahan baku, spare parts yang tidak seharusnya dibeli, ini berarti pemborosan uang, menghabiskan space gudang, rusaknya bahan baku akibat stok berlebih.

PPIC (bahan baku dan barang jadi) :  perencanaan produksi terganggu, produksi terganggu, pengiriman ke customer terganggu.

Marketing (barang jadi) : penjualan terganggu, pengiriman ke customer terganggu.

Accounting (semua gudang) :  Selisih stokopname terbesar bisa jadi karena adanya 'gantungan' input data yang bisa jadi berlembar-lembar. Ini seringkali tidak disadari oleh Accounting maupun Gudang. Ini akan dibahas di artikel berikutnya dengan topik stokopname.

Sudah jelas bukan dampaknya sangat besar, kerugian dari sisi Rp juga besar.

Pertanyaan berikutnya : Bagaimana mengatasi hal ini, bagaimana supaya Personil Gudang input data secara uptodate ?

Yang menambah runyamnya masalah ini, Admin Gudang biasa menggunakan ERP yang telah disediakan Perusahaan, namun juga memiliki aplikasi buatan sendiri, biasanya Excel yang biasanya didahulukan penginputan datanya.

Urutannya biasanya : Masuk barang ke gudang ke rak, input Excel, terakhir input ERP.

Barang yang diterima pagi, bisa jadi diinput di ERP siang hari setelah makan siang atau keesokan harinya.

Jadi cutoff data stok membingungkan : data penjualan uptodate, data terima barang terlambat setengah atau 1 hari, retur penjualan terlambat input 2-3 hari. 

Kita semua tahu bahwa mengumpulkan Personil Gudang di meeting mengingatkan hal ini (supaya input data uptodate) tidak sepenuhnya akan berhasil.

Apa jawaban Bapak/Ibu ?